要寫(xiě)一封專(zhuān)業(yè)的郵件Email, 記住兩點(diǎn)：有禮貌、講重點(diǎn)。一封美觀、清楚、簡(jiǎn)單、明晰的商務(wù)Email，會(huì)有效地顯示出你的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，讓客戶(hù)對(duì)你不敢小覷。對(duì)方從你的文字中挑不出任何的毛病，你的Email 就成功了。
確保你發(fā)的E m a i l第一時(shí)間被打開(kāi)
起個(gè)好標(biāo)題實(shí)在太重要了， 可以讓你的Ema i l 免遭埋沒(méi)。以“ 開(kāi)會(huì)通知”為例， 想象一下， 一個(gè)職場(chǎng)人每天郵箱中會(huì)收到多少封郵件， 而其中又有多少的標(biāo)題中帶有“ 開(kāi)會(huì)” 這個(gè)關(guān)鍵詞。所以如果你的標(biāo)題平淡無(wú)奇， 很可能直接就被收件人忽略掉了。因此， 主題欄的撰寫(xiě)是不可以含糊其辭的， 有必要將正文的內(nèi)容提綱挈領(lǐng)地展示在主題欄里。
●精煉地說(shuō)明主要內(nèi)容切忌使用模棱兩可的標(biāo)題， 也別用一些語(yǔ)氣助詞來(lái)表達(dá)， 比如“ 喂， 發(fā)給要寫(xiě)一封專(zhuān)業(yè)的Email, 記住兩點(diǎn)：有禮貌、講重點(diǎn)。一封美觀、清楚、簡(jiǎn)單、明晰的商務(wù)Email，會(huì)有效地顯示出你的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，讓客戶(hù)對(duì)你不敢小覷。對(duì)方從你的文字中挑不出任何的毛病，你的Email 就成功了。你的”、“嘿，收著”。
●提供與對(duì)方相關(guān)聯(lián)的信息通常郵件的收件人在看郵件的時(shí)候，只會(huì)關(guān)注一件事情— 這封郵件能為我提供什么? 想要?jiǎng)e人愿意花時(shí)間來(lái)閱讀你的郵件， 就要給他們提供值得閱讀的理由。因此在寫(xiě)郵件標(biāo)題的時(shí)候， 就要給對(duì)方提供與他自身相關(guān)聯(lián)的信息， 這時(shí)你所寫(xiě)的郵件標(biāo)題是在跟他們解釋需要閱讀的原因。站在對(duì)方的立場(chǎng)寫(xiě)郵件標(biāo)題，就會(huì)相當(dāng)吸引人。
●加入公司名稱(chēng)或自己的姓名在發(fā)送對(duì)外郵件的時(shí)候， 加入公司的名稱(chēng);在發(fā)送對(duì)內(nèi)郵件的時(shí)候， 加入自己的姓名， 可以有效地增加郵件的打開(kāi)率。 在郵件的主題中加入發(fā)件者的身份可以將郵件打開(kāi)率提升28%。
● 不要在標(biāo)題中直接使用收件人的姓名個(gè)性化的電子郵件標(biāo)題很重要， 但并不一定所有的個(gè)性化都適合。有些人認(rèn)為在標(biāo)題上加入收件人的姓名， 可以引起收件人的注意， 進(jìn)而提升閱讀率。然而事實(shí)上， 大部分的郵件I S P( 互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)提供商) 會(huì)將標(biāo)題中含有用戶(hù)姓名的郵件直接認(rèn)定為垃圾郵件， 所以此方法還應(yīng)慎用。
● 適當(dāng)?shù)卦卩]件標(biāo)題上注明截止日期如果你的郵件比較緊急， 想要讓對(duì)方盡快看到， 就可以適當(dāng)?shù)卦卩]件中使用一些“ 緊急” 之類(lèi)的字眼， 并注明截止日期。當(dāng)然， 也可以適當(dāng)?shù)厥褂靡恍┐髮?xiě)字母， 或者是特殊的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)， 如嘆號(hào)等來(lái)對(duì)標(biāo)題進(jìn)行突出。但也要適度，沒(méi)到那個(gè)程度最好不要隨便使用。
●發(fā)送之前注意檢查最為關(guān)鍵的一點(diǎn)是， 在標(biāo)題上千萬(wàn)不要出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順的句子。不要光顧著檢查正文中的錯(cuò)誤， 而忘記在發(fā)送之前檢查標(biāo)題。再次思考：在收件箱中，它是否能夠脫穎而出? 它看起來(lái)像不像垃圾郵件? 明確了這些之后， 再發(fā)出你的郵件。
T I P S
不同對(duì)象，不同寫(xiě)法給不同的對(duì)象發(fā)郵件可不是一件容易的事情。讓收件人愿意閱讀你的郵件， 就必須針對(duì)不同的對(duì)象， 采取不同的寫(xiě)作方式?？梢赃m當(dāng)?shù)貙⑹占诉M(jìn)行初步分類(lèi)， 在注意基本禮儀的前提下， 有針對(duì)性地打動(dòng)不同發(fā)件人的心。
謹(jǐn)言慎行的人
他們對(duì)待陌生人一貫信奉“ 禍從口出”，有些的確是很有能力的，那些經(jīng)歷過(guò)的挫折和閱歷就是他們最好的資本， 他們憑此在團(tuán)隊(duì)中保持著核心競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)待這樣的人， 在郵件中要先對(duì)其表示尊敬和肯定。他們有時(shí)候不一定會(huì)表現(xiàn)自己， 但卻特別希望自己的團(tuán)隊(duì)重視自己， 尤其是關(guān)于工作發(fā)展方向方面的意見(jiàn)。想要讓他們對(duì)你的郵件有所回應(yīng)， 就需要拿出誠(chéng)懇的態(tài)度來(lái)。
職場(chǎng)菜鳥(niǎo)
他們?cè)谵k公室沒(méi)有太多經(jīng)驗(yàn)和閱歷，對(duì)于自己的能力沒(méi)有很大的自信。對(duì)于這樣的人，在郵件中不要反復(fù)強(qiáng)調(diào)事情本身，而是要注重提高他們的信心。一旦他們覺(jué)得自己的意見(jiàn)被接受，他們就會(huì)將此當(dāng)成職場(chǎng)中邁出的一大步，并對(duì)接下來(lái)的工作熱情高亢。
自主性強(qiáng)的人
有一種人不經(jīng)常發(fā)言， 既不是職場(chǎng)菜鳥(niǎo)， 也不是謹(jǐn)小慎微， 而是太過(guò)于有主見(jiàn)。他們之所以不經(jīng)常說(shuō)話(huà)，是因?yàn)椴恍加诟鷦e人進(jìn)行交流。比如在一些群體轉(zhuǎn)發(fā)的郵件中， 他們從來(lái)不會(huì)回復(fù)， 因?yàn)橛X(jué)得沒(méi)有價(jià)值。在跟這樣的人發(fā)郵件的時(shí)候， 不要有太多廢話(huà)。郵件內(nèi)容要有一定的深意， 比如整個(gè)項(xiàng)目的發(fā)展目標(biāo)、階段進(jìn)展等，要努力讓他們?cè)陂喿x的過(guò)程中產(chǎn)生共鳴，調(diào)動(dòng)積極性，參與進(jìn)來(lái)。
有年齡差距的人
通常人們都愿意親近跟自己年齡相仿的人， 然后是閱歷相似的人， 最后才是價(jià)值觀相近的人。給這樣的人寫(xiě)郵件時(shí)，要注重建立起彼此的信任、共識(shí)以及責(zé)任感， 不要用自己?jiǎn)畏矫娴乃季S來(lái)告訴別人應(yīng)該怎么做， 注意闡述事實(shí)本身，慢慢與對(duì)方建立信任。
用傳統(tǒng)信件風(fēng)格寫(xiě)商務(wù)Email
掌握商務(wù)Email 的書(shū)寫(xiě)是職場(chǎng)的必修課， 但并非一件容易的事情。通常認(rèn)為， 商務(wù)Email 的撰寫(xiě)風(fēng)格可以比照傳統(tǒng)的信件， 有一些相對(duì)熟識(shí)的客戶(hù)之間可以不用嚴(yán)格按照固定模式撰寫(xiě)。但因?yàn)樯虅?wù)Email 比較正式， 因此采用較為嚴(yán)肅的風(fēng)格更好。尤其是第一次接觸時(shí)，會(huì)給人留下一個(gè)專(zhuān)業(yè)的好印象。
商務(wù)Email 的行文一定要簡(jiǎn)單、精煉。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，分“格式”和“內(nèi)容”兩部分。
● 格式：美觀+ 清楚
要讓自己的郵件內(nèi)容顯得清晰， 一個(gè)最簡(jiǎn)單的辦法就是分出段落。每段只說(shuō)一件事情。如果一件事情沒(méi)有辦法在一個(gè)自然段里說(shuō)清楚， 就可以再分解成幾段。千萬(wàn)不要讓客戶(hù)來(lái)為你斷句， 去分析你究竟有幾層意思。
美觀就是將字體設(shè)置好， 中文一般是宋體五號(hào)，英文可以設(shè)置成西歐字體。
● 內(nèi)容：簡(jiǎn)單+ 明晰
寫(xiě)每一封商務(wù)Email，不管是為了聯(lián)系業(yè)務(wù)， 還是已經(jīng)有了合作項(xiàng)目， 總是要讓對(duì)方分清楚信息和行動(dòng)。那就是要讓對(duì)方從你的郵件中了解到， 哪些是他需要知道的信息， 哪些是他接下來(lái)應(yīng)該采取的行動(dòng)。
比如郵件開(kāi)始打過(guò)招呼， 就開(kāi)始直接敘述事實(shí)：這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展得怎么樣，出現(xiàn)了什么問(wèn)題，原料價(jià)格近期上漲等。這樣人家一看， 就知道發(fā)生了什么事。這就是你要讓對(duì)方清楚的信息， 接下來(lái)就是應(yīng)該提出對(duì)策。
你可以列出幾個(gè)選項(xiàng)， 來(lái)幫助他解決發(fā)生的問(wèn)題， 讓對(duì)方在取舍之后可以盡快做出決定。如果其中的一個(gè)方案是你希望對(duì)方采用的， 就將你希望的理由寫(xiě)得更詳細(xì)更合理。這其實(shí)是一種誘導(dǎo)，但注意不要做得太明顯。在商務(wù)Email中千萬(wàn)不要自作聰明， 直接指示對(duì)方怎么做，以免引起對(duì)方不快。
當(dāng)然， 在職場(chǎng)中此類(lèi)問(wèn)題很多， 也很復(fù)雜， 但讓客戶(hù)自己做選擇是第一原則。這要反復(fù)斟酌才能拿捏好分寸， 還需要在職場(chǎng)中慢慢修煉。
T I P S 商務(wù)Email 兩大忌
1. 要禮貌但不要過(guò)分客氣
商務(wù)Email 可以直接敘述， 沒(méi)必要拐彎抹角，搞過(guò)分客氣那一套。過(guò)分客氣的心態(tài)其實(shí)隱隱表示著你有求于人，這樣一來(lái)就會(huì)讓你的立場(chǎng)完全暴露在對(duì)方的面前，這種溝通是不平等的。
為了避免造成日后業(yè)務(wù)上的不平等起點(diǎn)，商務(wù)Email 中只需要保持得體就足夠了。那些寒暄的客套話(huà)也不要太多，簡(jiǎn)單的招呼就可以， 多了也沒(méi)什么實(shí)際作用，人家也不見(jiàn)得領(lǐng)情。有些人在商務(wù)Email中的客套話(huà)寫(xiě)得讓人雞皮疙瘩掉一地，這完全沒(méi)必要。
2 . 別隨便在E m a i l 中道歉
在出現(xiàn)問(wèn)題的情況下，除非真是你的責(zé)任，不然不要隨便道歉。因?yàn)榈狼?，意味著你犯了錯(cuò)誤，犯了錯(cuò)就要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。因此，如果責(zé)任不在你，就不要隨便道歉以顯示所謂的“ 誠(chéng)意”。即便你真的犯了錯(cuò)誤，也不要反復(fù)道歉，只需承擔(dān)相關(guān)責(zé)任即可。真正可以顯示出你誠(chéng)意的，應(yīng)該是接下來(lái)的補(bǔ)救措施，以及你的建設(shè)性意見(jiàn)，而不是反復(fù)道歉。
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基于家族經(jīng)銷(xiāo)商生意，自身作為經(jīng)銷(xiāo)商業(yè)主，從事商品經(jīng)銷(xiāo)行業(yè)二十余年，期間在數(shù)個(gè)著名企業(yè)兼任業(yè)務(wù)經(jīng)理及培訓(xùn)師等職。
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